Todos los eventos son diferentes, cada uno tiene sus propias características y necesidades. Por lo tanto, la elección del lugar indicado puede ser todo un reto. Los organizadores de eventos profesionales sabemos que tener el lugar ideal puede hacer la diferencia entre un evento exitoso y uno accidentado.
Primero, te recomendamos hacer una lista con los puntos más importantes sobre tu evento como: número de invitados, actividades que se realizarán (si es un ciclo de conferencias o algún networking), qué necesidades tecnológicas necesitas, cómo te imaginas el montaje (tipo auditorio o tal vez un cóctel), el horario y la fecha del evento. Una vez que tengas esta lista, será mucho más fácil escoger el mejor lugar para tu evento.
Aquí te damos algunas ideas de los espacios más comunes para poder realizar un evento empresarial o de negocios:
Centros de convenciones y exposiciones
Generalmente estos centros son grandes recintos que te permiten tener desde eventos pequeños hasta eventos de gran escala. La ventaja de estos lugares es que tienen toda la infraestructura para poder recibir a muchas personas y saben qué hacer en eventos empresariales. Incluso, te puede apoyar en la gestión de operaciones de tu evento.
Restaurantes
Realizar tu evento empresarial en un restaurante es una muy buena opción si hablamos de un evento mucho más dinámico y de convivencia. Hay algunos restaurantes que cuentan con salones privados, pero generalmente no tienen capacidad para un gran número de personas. Por ello, es súper importante que realices una visita de inspección o scouting previa a tu evento. Si estás pensando en una fiesta privada o un evento VIP, un restaurante es una excelente opción.
Hoteles
Los hoteles son otros espacios que te pueden funcionar perfectamente para un evento de este tipo. La principal ventaja de los hoteles es que puedes tener todo tu evento en un solo lugar, lo que realmente simplifica mucho la logística. El hospedaje, los alimentos y las reuniones pueden estar concentradas ahí. Toma en cuenta que los hoteles generalmente pueden albergar eventos pequeños y medianos.
Centros de Negocios o salas de conferencia
Estos espacios están diseñados para eventos más informales, puede ser un networking o una rueda de prensa. Generalmente cuentan con salones pequeños y medianos para reuniones de negocios. Si tu evento va por esta línea, un centro de negocios es una gran opción.
Ahora ya tienes una idea del tipo de lugar que requieres según las necesidades de tu evento. Otros aspectos que son igualmente importantes en la búsqueda y selección del lugar son: la ubicación del recinto (si es de fácil acceso, qué tan lejos queda de la ciudad o de los hoteles en que se hospedan tus asistentes), el estilo del salón (la arquitectura y la decoración del mismo), las amenidades y servicios con las que cuenta el espacio, distribución del espacio, mobiliario, equipo audiovisual, entre otros.
El espacio jugará un papel muy importante en tu evento empresarial. Por ello, es necesario que conozcas a tu audiencia y las necesidad propias de tu evento. De esta manera podrás hacer la mejor elección.
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