Organizar un evento no es nada fácil… y mucho menos cuando quieres que salga excepcional. La planificación y comunicación es una pieza fundamental al momento de realizar eventos. Existen diferentes tipos de eventos y temáticas, pero para que cualquiera salga bien se deben de realizar distintas actividades que engloban principalmente, las siguientes dos características: comunicación y planificación.
En muchas ocasiones, al comenzar con la planeación de un evento, existe tensión y nervios y esto puede provocar que se cometan errores de todos los tamaños; sobre todo, cuando existe una mala planificación y comunicación. Por ello, en TRIBU Experiencias nos dimos a la tarea de analizar los errores más frecuentes que se cometen para que no te sucedan en tu evento. A continuación te mencionamos algunos de los más comunes:
1.- NO ESTABLECER OBJETIVOS: Éste es uno de los puntos más importantes y del que muchos se olvidan. ¿Qué quieres conseguir? Es fundamental que tengas claro cuáles son los objetivos, por ejemplo: motivar, generar relaciones con proveedores, dar a conocer un nuevo producto, celebrar una fecha especial. Cuando se tienen claros los objetivos todo es más fácil, así ya puedes definir el formato del evento, ajustándolo a las necesidades del cliente. Es una de las primeras cuestiones que se deben de establecer.
2.- NO DEFINIR EL PÚBLICO: Al momento de organizar un evento tienes que tener claro a quién te vas a dirigir y así definir el contenido que vas a generar en el evento. Es importante para adaptarse a las necesidades y características del target al que queremos llegar. De esta manera, también se contribuye a la comunicación y los objetivos establecidos.
3.- MALA ELECCIÓN DE LA FECHA: Éste es uno de los errores más habituales ya que se debe de tener en cuenta que durante todo el año hay diferentes fechas importantes, celebraciones, eventos deportivos, nacionales, locales, entre otros. Cuando se define la fecha, se debe realizar con calendario en mano. Si no quieres que tu evento se empalme con otro relevante… apóyate en el calendario. Ojo: el día de la semana también puede influir en el éxito del evento. Toma en cuenta que los peores días son los lunes, mientras que los jueves, viernes y sábados son la mejor opción.
4.- PRESUPUESTO: De acuerdo al presupuesto que se tenga, se ajustan las propuestas e ideas para el evento. Siempre se nos ocurren miles de ideas y actividades, pero es importante adaptarse al presupuesto que se tiene desde un inicio para no construir castillos sobre el aire. Debes tener siempre en mente la relación costo-beneficio, para que se pueda adaptar con la idea del evento y los objetivos determinados. Recuerda que en TRIBU Experiencias te ayudamos a generar un calendario de pagos que te ayudará a organizarte de mejor manera.
5.- NO ELEGIR UN LUGAR ADECUADO: Ya que se tiene todo lo anterior bien establecido, es momento de decidir en dónde se va a realizar el evento. El lugar donde se realice la celebración tienen que ir acorde con los puntos anteriores. Toma en cuenta que una mala elección puede generar que todo sea un fracaso. En la mayoría de los casos, no se pone atención en los detalles, por ejemplo: el número de invitados, servicios técnicos y audiovisuales, espacio disponible. También es importante, escoger un lugar que cumpla con las normas de accesibilidad y seguridad, por lo que te recomendamos pedir sugerencias de lugares a tu Event Planner y realizar los scoutings necesarios para elegir siempre el mejor lugar para tu evento.
6.- OLVIDARSE DE LOS PERMISOS: No contar con los permisos necesarios para que el evento salga de manera correcta, puede traer grandes problemas. Las autoridades del lugar no te van a permitir desarrollarlo, es fundamental solicitar todos los permisos y licencias con tiempo para el desarrollo correcto de mismo.
7.- FALTA DE TIEMPO: La planificación es la columna vertebral del evento y si lo realizas a tiempo te garantizamos el éxito. Un error muy común es caer en la improvisación, y es uno de los errores que se cometen de manera habitual. Organízate y checa todos los detalles con tiempo para que todo salga de la mejor manera posible. Recuerda que contar con una Event Planner puede ser de mucha ayuda para que tú solo te preocupes por disfrutar del gran día.
8.- NO DEFINIR UNA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN Y DIFUSIÓN: Es fundamental establecer una estrategia, así no tendrás sorpresas desagradables, por ejemplo la falta de invitados, o de los medios de comunicación, esto también dependiendo del tipo de evento. La estrategia se debe de implementar antes, durante y después del evento. Se deben de definir bien los canales y medios a utilizar. Actualmente las redes sociales son el medio más usado por las personas, se puede decir que si tu evento no estuvo en las redes…. no existió. Hay que sacar el máximo provecho a este tipo de herramientas para tener éxito. Conoce las experiencias digitales que TRIBU Experiencias tiene para complementar tu evento.
9.- FALTA DE EFICACIA DEL EQUIPO: Contar con un equipo profesional y competente es fundamental para que sea un éxito el evento. Si tienes un equipo desorganizado y sin funciones claras el evento será un fracaso. Las personas son piezas claves, sobre todo que se encuentren informadas, conozcan sus funciones, responsabilidades, conozcan los detalles del evento y tengan la capacidad de solucionar problemas.
10.- NO REALIZAR RETROALIMENTACIÓN AL FINALIZAR: Para crecer y mejorar se debe de analizar todo lo realizado antes, durante y después del evento, esto es para comprobar sí se alcanzaron y lograron los objetivos establecidos. Es fundamental realizar retroalimentación para mejorar y crecer en diferentes aspectos en los próximos eventos.
